Posljednjih godina, digitalna transformacija i borba protiv poreznih prijevara doveli su do dubokih promjena u načinu na koji tvrtke upravljaju svojim administrativnim procesima. Jedna od najznačajnijih je Obavezno elektroničko fakturiranje i potreba korištenja certificiranog softveraStupanje na snagu novih propisa i skora potpuna provedba Zakona o stvaranju i rastu, zajedno s razvojem Zakona o borbi protiv prijevara, postavili su tvrtke i samozaposlene radnike pred izazov prilagodbe okruženju u kojem digitalizacija i sljedivost računa postaju ključne okosnice transparentnost i porezna učinkovitost.
S novom uredbom, ne samo velike tvrtke, već i Mala i srednja poduzeća i samozaposleni pozivaju se da pregledaju i ažuriraju svoje sustave naplate. Ovaj proces promjene ne uključuje samo usvajanje prilagođenog softvera, već i razumijevanje koje tehničke i pravne zahtjeve program mora ispunjavati.
Pravni i regulatorni pregled: od Zakona o stvaranju i rastu do stvarne provedbe
Obveza da se elektroničko naplatu U Španjolskoj ga podržava različiti pravni okviri čiji je cilj, s jedne strane, olakšati stvaranje i rast tvrtki, a s druge strane, boriti se protiv kašnjenja u plaćanju i poreznih prijevara. Temeljni stup je Zakon 18/2022 o osnivanju i rastu trgovačkih društava (poznat kao Zakon stvaranja i rasta), kojem se dodaje Zakon 11/2021 o mjerama za sprječavanje i suzbijanje poreznih prijevara i njihov odgovarajući regulatorni razvoj.
U posljednjem dijelu 2024. Kraljevski dekret 1007/2023Da regulira tehničke i operativne zahtjeve koje računalni sustavi i programi koje tvrtke i profesionalci koriste u procesima naplate moraju biti u skladu s njima. Paralelno s tim, Ministarska naredba HAC/1177/2024 navodi tehničke detalje o formati, sadržaj, interoperabilnost i certificirani postupci kako bi se osigurala zakonitost i pouzdanost elektroničkih računa.
Na koga se odnose svi ovi propisi? Obveza pada na sve tvrtke i samozaposlene osobe koje djeluju na španjolskom teritoriju, osim onih koji su dužni dostaviti trenutne informacije (SII) i onih koji su izvan nacionalnog poreznog okvira (kao što su neki subjekti u ovlaštenim područjima ili izvan zemlje).
Obveze i zahtjevi: Što mora ispunjavati elektronički račun?
Elektronička faktura je puno više od digitalnog dokumenta. Da bi bila valjana i zaštićena od manipulacije, mora ispunjavati niz zahtjeva. bitni tehnički i pravni zahtjevi:
- Strukturirani i standardni formatFaktura mora biti generirana u čitljivom i automatiziranom formatu, kao što su XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT ili bilo koji drugi format koji je odobrila Uprava.
- Sadrži jedinstveni identifikacijski kod i QR kodQR kod mora ispunjavati tehničke specifikacije i pojavljivati se i na tiskanim i na digitalnim računima.
- Uključite frazu „Račun se može provjeriti u elektroničkom sjedištu AEAT-a“ ili legendu „VERI*FACTU“: bitno pri korištenju sustava koji automatski šalju zapise u Riznicu.
- Osigurati integritet, autentičnost i sljedivost podataka: putem elektroničkog potpisa, hash-a, ulančavanja zapisa i sustava koji sprječavaju neovlaštene izmjene.
- Čuvati najmanje 5 godinaFakture moraju ostati dostupne, pretražive i preuzimljive tijekom cijelog ovog razdoblja, kako za tvrtku tako i za primatelje ili Administraciju.
- Olakšajte pristup računuKupci i primatelji trebali bi ih moći besplatno pregledati, preuzeti i ispisati.
- Obvezno izdavanje i prijem u transakcijama između tvrtki i samozaposlenih radnika (B2B): Obveza se također odnosi na određene B2C sektore, kao što su telekomunikacije, osiguranje, energetika, voda i online prodaja.
Svaki elektronički račun mora sadržavati i osnovne podatke koji su već tipični za tradicionalno fakturiranje: broj i seriju, datum izdavanja, porezne podatke izdavatelja i primatelja, pojmove, porezne osnovice, porezne stope, ukupan iznos i podatke o registraciji tvrtke, gdje je primjenjivo.
Koje tehničke zahtjeve mora ispunjavati certificirani softver za fakturiranje?
El softver za naplatu Postaje središnji element u upravljanju porezima. Da bi bio u skladu s propisima i smatran certificiranim, mora osigurati sljedeće:
- Generiranje, očuvanje i ulančavanje zapisaZa svaku fakturu morate kreirati zapise o registraciji i otkazivanju, povezujući svaku s prethodnom i sljedećom fakturom (hash), čime se osigurava sljedivost i otežava svaka neovlaštena manipulacija ili brisanje.
- Dnevnik događajaMora bilježiti sve relevantne korisničke operacije, kako rutinske (kreiranje, izmjena, slanje, plaćanje) tako i periodične događaje, pogreške, pokretanja i gašenja sustava.
- Integritet i nepromjenjivostNijedan podatak na računu ili zapisu ne može se mijenjati ili brisati bez ostavljanja digitalnog traga (hash-a) i zapisa radnje.
- Očuvanje i pristupačnostSvi zapisi moraju biti dostupni, dostupni za izvoz i čitljivi u bilo kojem trenutku korisniku, upravi ili revizoru.
- Kapacitet međusobne povezanosti i interoperabilnostiSoftver mora omogućiti razmjenu informacija s drugim programima bez dodatnih troškova, kako bi se korisniku jamčila potpuna sloboda i olakšala usklađenost s propisima.
- Provjerite status fakturaI izdavatelji i primatelji moraju moći provjeriti status svake fakture online u stvarnom vremenu. Ako sustav dobrovoljno dostavi zapise AEAT-u (VERI*FACTU sustav), s njima se može konzultirati i izravno u online uredu Riznice.
- Razlika između poreznih i povjerljivih informacijaSustav mora odvojiti informacije relevantne za Ministarstvo financija od internih strateških podataka koji nemaju porezni utjecaj, olakšavajući rad inspektora i štiteći privatnost poduzeća.
- Usklađenost s protokolima elektroničkog potpisa i digitalnim certifikatimaElektronički potpis mora biti utemeljen na europskim standardima i povezan s kvalificiranim certifikatom koji je izdao ovlašteni davatelj usluga.
- Odgovorna izjavaProizvođači softvera moraju u sustav uključiti vidljivu i personaliziranu izjavu koja jamči da program udovoljava svim potrebnim zakonskim standardima.
Nadalje, svi računi izdani za certificirani softver moraju jasno identificirati program i njegovu verziju, što nadležnim tijelima omogućuje provjeru usklađenosti sustava s važećim propisima.
VERI*FACTU sustav: ključni alat za transparentnost
Jedan od glavnih napredaka zakona je stvaranje VERI*FACTU sustav, značajka koja omogućuje tvrtkama i samozaposlenima dobrovoljno dostaviti sve evidencije o naplati Poreznoj upravi u točnom trenutku njegovog nastanka.
El objetivo es doble: provjeriti autentičnost i integritet računa odmah i pojednostaviti reviziju od strane poreznih inspektora. Usvajanje VERI*FACTU-a također nudi dodatne pogodnosti za porezne obveznike, koji mogu automatizirati unos transakcija u svoje knjige PDV-a i poreza na dohodak bez dodatne papirologije.
Ovaj sustav je opcionalan, ali Njegova upotreba ubrzava postupke, smanjuje rizik od pogrešaka i prijevara te pruža pravnu sigurnost. i pošiljatelju i primatelju.
Što je s dvostrukim naplatom i softverom s dvojnom namjenom?
Jedan od glavnih ciljeva novog pravnog okvira je ukidanje sustava naplate s "dvojnom namjenom", odnosno onih koji omogućuju prikrivanje, manipulaciju ili uklanjanje tajnih transakcija. Nova uredba izričito zabranjuje razvoj, prodaju ili korištenje bilo kojeg softvera koji omogućuje Paralelno računovodstvo, brisanje zapisa, izmjena podataka ili fakturiranje izvan fiskalne kontrole.
Sav softver mora biti pripremljen za spriječiti uništavanje ili manipulaciju izdanim računima i mora generirati, za svaku transakciju, digitalni otisak prsta (hash), pridruženi zapisnik događaja i poveznicu na ostale račune. Na taj način administracija može otkriti svaki pokušaj izmjene ili brisanja.
Proizvođači i distributeri softvera koji se ne pridržavaju propisa mogu se suočiti s ozbiljnim kaznama, kao i tvrtke koje nastave koristiti softver koji nije u skladu s propisima.
Interoperabilnost, pristup i registracija: kako to utječe na tvrtke i pojedince
Pravilnik utvrđuje da Nijedan klijent ili primatelj ne smije nametnuti drugome korištenje određenog softveraSva rješenja moraju biti međusobno interoperabilna, omogućujući Automatsko povezivanje, besplatno dijeljenje i konzultacije u stvarnom vremenu od strane bilo kojeg ovlaštenog korisnika.
Certificirani softver mora osigurati da i tvrtke i pojedinci mogu pristupite, konzultirajte i preuzmite račune besplatno koji im odgovaraju, najmanje četiri godine. U određenim sektorima - kao što su energetika, telekomunikacije, bankarstvo, osiguranje i online maloprodaja - također je obvezno osigurati elektroničko fakturiranje i pristup pojedinačnim potrošačima na zahtjev.
Cilj je dvostruk: s jedne strane, olakšati pravo kupaca na informacije i osigurati transparentnost; s druge strane, promovirati suradničku kontrolu i otkrivanje pogrešaka ili prijevara u bilo kojoj točki prodajnog lanca.
Formati, pohrana i mogućnost izvoza zapisa o naplati
Radi lakšeg upravljanja, analize i revizije, podatke o računima i njihove zapise treba pohraniti u standardni i strukturirani formati, po mogućnosti XML s UTF-8 kodiranjem, slijedeći sheme definirane Ministarskom uredbom.
Softver mora omogućiti izvoz i uvoz zapisa (PDV, porez na dohodak, prodaja i glavne knjige prihoda) u standardiziranim formatima, što olakšava migraciju između sustava i administrativno podnošenje. U slučaju pohrane izvan lokacije (npr. sigurnosna kopija u oblaku), mora se održavati integritet i potpuna dostupnost zapisa.
S druge strane, svi generirani računi, bilo na papiru ili digitalno, moraju sadržavati QR kod i legenda VERI*FACTU ako je primjenjivo, vidljivi s istom jasnoćom kao i ostali podaci na računu.
Posljedice nepoštivanja i prednosti ispravne prilagodbe
Nepoštivanje propisa može dovesti do značajni rizici za tvrtke i investitoreMeđu značajnim sankcijama su kazne do 10.000 eura za tvrtke i 150.000 eura za one koji su odgovorni za softver koji nije u skladu s propisima.
Usvajanje certificirani sustav naplate Također donosi jasne prednosti: ušteda vremena i troškova, smanjenje pogreške, poboljšanje upravljanja dokumentima, više transparencia i agilnije upravljanje poreznim obvezama i poreznim inspekcijama.
Učinkovitim upravljanjem prijelazom na obavezno elektroničko fakturiranje i pridržavati se zahtjevi za certificirani softver Zajamčena je zakonitost, uz ubrzanje digitalne transformacije poslovanja i jačanje konkurentske pozicije na sve digitalnijem i zahtjevnijem tržištu.